【５つのツールをひとつに】ArtXCloudでイベント準備の手間を減らせました！

MAHO KUBOTA GALLERY

2016年3月にオープンし、「ジェンダー」や「認知心理学」といった視点からコンテンポラリーアートを届けているMAHO KUBOTA GALLERY。国内外のフェアに出展する同ギャラリーは、元々、5つのツールを使い分けながら各業務をこなしていました。それらをArtXCloudに統一したことで、日々の業務にどのような変化があったのか、スタッフの皆様より具体的なエピソードを交えて伺いました。

フェア出展は年最大6回　あらゆる事務作業を3名でこなす

普段の業務内容について教えてください。

オーナー以外に3名の従業員がいて、作品をアーティストさんより預かるところから、フェアや展覧会の準備、販売、納品まで一連の作業を分担しながら行っています。男性だと、作品の管理や設置といった力仕事の比率が大きくなります。

国内外のアートフェアに多数出展されていますね。

そうですね。1年間で4回、多い年は6回はイベントに出展していて、国内・国外の割合で言うと半々です。

日頃の業務で大切にされていることは？

「お客様」に対してだと、一人ひとりと関係が深く、「オーナーの久保田が展示しているから」というきっかけで来店していただくことも多くあります。ですから、つながりを大切にしながらコミュニケーションを取っています。

「アーティストさん」に対して重視しているのは、寄り添うことです。ギャラリー側の都合ではなくアーティストさんの要望に沿うカタチで作品を展示できるよう、可能な限り努力しています。作品ってひとつひとつが高価ですし、代わりがききません。それに、とても繊細で壊れやすい。布が強く当たっただけでも質感が変わったりするので、責任の伴う仕事だということを心にとめています。

ツールの使い分けによって生じていた問題

ArtXCloudの導入前はどのようなお悩みがありましたか？

カタログ作成はPowerPoint、リスト作成はExcelというように、業務ごとに使用するツールを分けていました。一つひとつのツールを使いこなせればベストですが、5つのツールをそれぞれ使いこなす手間も取れなくて。しかも各書類を1から作っていたので、時間がかかるだけでなくミスも起きやすくなっていました。

――そんな中ArtXCloudの導入を検討した「きっかけ」は？

導入から3年ほど前、ArtXCloudの担当者さんがいらっしゃってサービスの説明をしてくださり、存在自体は知っていました。その後、業務量が増えてきて「もっと効率化できたら……」と悩みはじめたタイミングで、当時頂いた手紙が出てきたんです。改めてお話を聞いてみようと当社からご連絡しました。

_武田鉄平

_{絵画のための絵画075}

_2024年

_{紙にアクリル、木製パネル}

_{39.3 x 31.8cm}

30分かかっていた書類作成が最短3分に

――ここからは導入後について伺います。ArtXCloudをどのくらいの頻度で使用していますか？

ほぼ毎日です。書類作成時はもちろん、作品の保管場所を移動するたびに入力したりするので、就業時間のうち半分ほど操作しています。

――導入による成果が出ていればお聞かせください。

5つのツールを使い分けていたのがArtXCloudに統一されたので、業務時間がグンと短縮できました。例えばお客様への納品に伴って必要な各種書類を作るのに、以前は全部で30分ほどかかっていました。ArtXCloudを使うと早ければ3分で作業が完了します。

――業務効率化による波及効果などあれば伺えますか？

フェアで使うカタログやリストの作成って、どうしても直前になってからしか取り掛かることができないんです。開催前の数日に業務が集中するので、使用ツールがバラバラだったころは、就業時間内に終わらずパンク気味になってしまうこともありました。

しかしArtXCloudの導入以降は、フェア前の忙しい時期でも通常の就業時間内で業務が終わるようになりました。

将来的にはコレクターとの情報共有にも活かせそう

――今後ArtXCloudにどのようなことを期待しますか？

ギャラリーとコレクターさんの情報共有にも活かせるんじゃないかと感じています。今までメールに添付して送っていた画像データをArtXCloud上でやり取りできる、というイメージでしょうか。そのように、ギャラリー側が入力した情報がコレクターさんにリアルタイムで共有されると、今以上に便利になると思います。

――ArtXCloudをどのようなギャラリーさんに勧めたいですか？

私たちのように5人以内の少人数で運営しているギャラリーさんです。特に当ギャラリーのように個展を開催しながら、各地のフェアにも定期的に出展されているような場合は、ArtXCloudが運営の助けになると思います。

武田鉄平「まるで、花のような」展示風景、 2024